З метою розв'язання основних або оперативних завдань, що стоять перед навчальним закладом, керівник закладу, який діє на засадах єдиноначальності, у межах своєї компетенції видає накази.

Дія наказу поширюється на невизначений період, якщо інше не зазначено в наказі. Накази, які не втратили своєї чинності, щорічно не дублюють. За потребою до них можна вносити зміни (наприклад, якщо змінено кількісний чи якісний склад комісії).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший строк не вказано в його тексті 

Вимоги до оформлення наказів

До обов'язкових реквізитів наказів належать:

• зображення Державного герба України (порядок використання реквізиту визначаться відповідним законом);

• зображення емблеми;

• назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);

повна назва навчального закладу — автора документа;

• назва виду документа (НАКАЗ);

• дата видання наказу;

• реєстраційний індекс (номер) наказу;

• місце складання;

• заголовок;

• текст;

• підпис;

• візи.

Якщо керівник навчального закладу фіксує накази у Книзі наказів, то такі реквізити, як зображення Державного герба України, емблема, назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ), назва навчального закладу, не зазначаються.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Потрібно дотримуватися вимог щодо оформлення реквізитів документів.

Дата видання наказу

Дату видання наказу оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом; номер складається зі знака № і порядкового номера наказу, наприклад: від 17.12.2015 № 37, або від 15 листопада 2008 р. № 45.

Реєстраційний індекс (номер) наказу

Основною складовою реєстраційного індексу [номеру) наказу є його порядковий номер. Накази нумеруються упродовж календарного року.

Заголовок наказу

Заголовок наказу має викладати його основний зміст («Про підготовку навчального закладу до нового навчального року», «Про стан викладання навчальних дисциплін»].

Заголовок, як правило, починається з прийменника «про» і продовжується віддієслівним іменником («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...», «Про внесення змін...») або іменником, що вказує на предмет («Про підсумки...», «Про заходи...»). Ставити крапку в кінці заголовка не потрібно. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

Текст наказу

Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині наказу зазначають цілі і завдання приписуваних дій та причини видання наказу. У ній може бути наведено факти, зазначено події, подано оцінки. Як правило, констатуюча частина починається словами: «З метою...», «На підставі...», «Відповідно до...», «Згідно з...», «На виконання...» тощо.

Якщо підставою для видання наказу є нормативний документ органу вищого рівня, то в констатуючій частині наказу подають посилання на цей документ у такій послідовності:

• вид документа;

• його автор;

• дата; номер;

• повна назва (заголовок).

Приклад оформлення посилання на нормативно-правовий акт

Відповідно до наказу Міністерства освіти і науки України від 23 червня 2000 р. № 240 «Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-III ступенів». 

Якщо зміст наказу не потребує роз'яснень, констатуючої частини може не бути. У такому разі текст наказу складатиметься лише з розпорядчої частини.

Розпорядчу частину наказу викладають у наказовій формі від першої особи однини. Розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від межі лівого берега. Далі ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу подають текст розпорядчої частини наказу.

Формулюють цю частину документа, дотримуючись певних вимог, зокрема:

— зміст має бути конкретним, зрозумілим, таким, що не суперечить раніше виданим розпорядчим документам;

— не допускаються вислови, що можуть мати подвійне тлумачення.

Під час формулювання розпорядчої частини наказу також необхідно уникати неконкретних доручень, наприклад: «прискорити», «підвищити», «вплинути», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Такі доручення не можуть бути об'єктом контролю, оскільки їх виконання складно перевірити.

Розпорядчу частину наказу поділяють на пункти (1, 2, 3...) і підпункти (1.1, 1.2, 1.3...), які нумерують арабськими цифрами і оформлюють з абзацу. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, назви або прізвища яких подають у давальному відмінку (це можуть бути назва установи, структурного підрозділу або посада й прізвище посадової особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Завдання формулюють за допомогою дієслів неозначеної форми — «підготувати», «організувати», «забезпечити», «розробити» тощо. 

Приклад оформлення розпорядчої частини наказу

НАКАЗУЮ:

1. Заступнику директора з навчально-виховної роботи Іванченку Ю. Г. до 25.12.2015 організувати проведення новорічних заходів відповідно до затвердженого плану.

Строк виконання завдання можна друкувати окремим рядком і оформляти як дату завершення виконання.

У наказі необхідно визначати реальний строк виконання завдання (доручення), що відповідає обсягу передбачуваних робіт (варто враховувати час доведення інформації до конкретних виконавців). Може бути зазначено також спільний для всіх пунктів строк виконання. Однак, зазвичай, строк виконання встановлюють для кожного завдання окремо.

Після основних пунктів наказу подають перелік документів, що втратили чинність або до яких вноситимуть зміни після видання цього наказу. 

Приклад оформлення запису про документ, що втратив чинність

Вважати таким, що втратив чинність, наказ від 10.06.2015 № 12 «Про затвердження Положення про преміювання працівників».

В останньому пункті наказу зазначають посаду, ініціали і прізвище особи, яка відповідає за виконання наказу. Зазвичай, загальний контроль за виконанням наказу покладають на одного із заступників керівника закладу.

Приклад оформлення останнього пункту наказу

Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора з навчально-виховної роботи Іванченка Ю. Г.

Керівник може особисто контролювати виконання наказу. У такому разі останній пункт наказу формулюють так:

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Накази з основної діяльності можуть мати додатки, посилання на які наводять у відповідних пунктах тексту наказу. 

Приклад оформлення посилання на додатки

Затвердити режим роботи загальноосвітнього навчального закладу, що додається.

Затвердити склад атестаційної комісії (Додаток 2).

Підпис

Додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у правому верхньому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Спільні накази (наприклад, загальноосвітнього навчального закладу і територіального медичного закладу] оформлюють на стандартних аркушах паперу формату А4 із зазначенням найменувань закладів, які видають наказ. Назви закладів розміщують на одному рівні. Назву виду документа (НАКАЗ) розміщують центровано. Дата спільного наказу — єдина і відповідає даті більш пізнього підписання. Реєстраційний індекс спільного наказу складається з реєстраційних номерів документів кожного закладу, що проставляють через скісну риску в порядку зазначення авторів документа, наприклад: № 45/23

Накази керівник навчального закладу підписує особисто. Якщо керівник відсутній, це покладається на особу, яка виконує його обов'язки.

Приклад оформлення підпису документа особою, яка виконує обов'язки керівника

Виконуючий обов'язки директора Петренко В. В. Петренко

або

В. о. директора Петренко В. В. Петренко

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов'язки» або «В. о.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом

У разі видання спільного наказу, який мають підписати кілька осіб, їх підписи розміщують на одному рівні і засвідчують гербовими (основними) печатками відповідних закладів (установ).

Приклад оформлення підписів спільного наказу

23.03.2015                                         23.03.2015

Після підписання наказу жодних виправлень до нього вже не вносять.

Деякі накази, які видає керівник навчального закладу, можуть візуватися. Візують наказ виконавець і зацікавлені посадові чи службові особи.

Візи

Віза офіційного документа — це реквізит, що засвідчує згоду або незгоду посадової особи щодо змісту документа

Віза складається з таких елементів:

— назва посади особи, яка візує документ;

— особистий підпис; ініціали і прізвище.

Приклад оформлення візи

Васильченко О.І. Васильченко

09.04.2016

Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша документа. Якщо ж місця для віз там не вистачає — на зворотному боці цього аркуша. Назви посад, ініціали і прізвища осіб, які мають візувати проект наказу, можуть бути надруковані заздалегідь або посадові особи зазначають ці дані власноруч безпосередньо під час візування на першому примірнику документа. Якщо особа, яка повинна візувати наказ, має певні зауваження та пропозиції до його змісту, то вона на окремому аркуші складає мотивований висновок, про що на документі роблять відповідну відмітку.

Приклад оформлення відмітки про наявність зауважень та пропозицій

Зауваження та пропозиції додаються.

12.03.2016

Проекти наказів, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими органами або службами.

Якщо до документа були внесені значні виправлення, то він підлягає повторному візуванню.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Відбитки печаток на наказах, надрукованих на бланках, не проставляють

Особливу увагу приділяють доведенню розпорядчого документа до виконавців.

З підписаними наказами працівників ознайомлюють під особис¬тий підпис (якщо йдеться про персональну відповідальність окремих осіб, дотримання правил охорони праці, внутрішнього трудового розпорядку тощо). 

Приклад оформлення пункту наказу про ознайомлення окремих працівників навчального закладу з цим наказом

3. Ознайомити з цим наказом під особистий підпис працівників Василенка П. Г., Коваленка М. О., Іванченка Г. С.

У цьому випадку в наказі передбачають відмітку «З наказом ознайомлені» і з нового рядка зазначають посаду (в разі необхідності), підпис особи, розшифрування підпису, дату. Цю відмітку бажано проставляти на зворотному боці останнього аркуша наказу.

Якщо є необхідність ознайомити з наказом усіх працівників закладу або їх більшість, то в наказі формулюють пункт такого змісту: 

Приклад оформлення пункту наказу про ознайомлення усіх працівників навчального закладу з цим наказом

5. Ознайомити з цим наказом працівників спеціалізованої школи № 209 з поглибленим вивченням англійської мови під особистий підпис згідно зі списком, що додається.

При цьому складають окремий аркуш ознайомлення, що зберігається разом з наказом як додаток (див. Додаток 1).

 

Повний текст матеріалу у форматі Word можна скачати ТУТ